Virksomheter som overdras eller legges ned (og det ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til annet bestemt helsepersonell eller annen bestemt virksomhet) er fra 1. oktober 2021 pålagt en plikt til å avlevere pasientjournalene til den nasjonale ordningen, jf pasientjournalforskriften §17 (lovdata.no).

Ved tap av autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering av journalmaterialet, jf helsepersonelloven §62a (lovdata.no).
​
I begge tilfeller skal virksomheten inngå avtale om innlevering av aktuelt materiale med Norsk helsearkiv.
​
Etter at det er inngått avtale om innlevering med Norsk helsearkiv vil virksomheter som benytter journalsystem levert av ASPIT få bistand til selve innleveringen. Vi (ASPIT) utfører dette som en tjeneste, hvor pasientjournaler eksporteres til PDF-filer og overføres til Norsk Helsearkiv på kundens vegne i henhold til gjeldende krav.
​
Kostnad for utføring dekkes i 2023 av Helsedirektoratet. Kostnadsdekning i de kommende årene vil være avhengig av årlige bevilgninger til formålet.
Foreligger det ikke kostnadsdekning vil vi (ASPIT) fakturere kunden direkte for utføring av tjenesten.
​

Inngåelse av avtale og bestilling av tjenesten går via Norsk helsearkiv, der følgende skjema skal utfylles og sendes: Mottak av pasientjournaler fra virksomheter ved overdragelse, nedleggelse eller tap av autorisasjon (arkivverket.no)